Onderdelen van In2CRM

• Relaties
• Contactpersonen
• Projecten
• Rapportage
• Aftersales / klachten
• Buitendienst
• Offerteregistratie
• Documenten
• To-do's
• Campagnes
• Financieel
• Businessrules

Relaties

Uw relaties vormen de basis van In2CRM. In dit onderdeel legt u alle relatiegegevens vast. Denk aan adresgegevens, telefoonnummers etc. Naast de normale velden van In2CRM kunt u voor uw eigen organisatie specifieke velden toevoegen. De relatiegegevens dienen als basis voor alle andere gegevens in In2CRM. Daarnaast kunnen de gegevens prima gebruikt worden voor het maken van brieven of adresstickers. Op deze manier bent u ervan verzekerd dat u altijd de goede gegevens selecteert.

Contactpersonen

Hoewel relaties belangrijk zijn, gaat het juist om de mensen achter die bedrijven. In2CRM legt alle gegevens vast van uw contactpersonen. Naast de algemene gegevens, zoals naam, adres en telefoonnummer, kan ook de functie van iemand worden ingevuld. Dit kan nuttig zijn indien u bijvoorbeeld alle directieleden onder uw klanten wilt gaan mailen.

Ook is het mogelijk verjaardagen in te voeren. In2CRM informeert de betrokkenen tijdig als een contactpersoon jarig is. U zult versteld staan hoe positief dit soort dingen kunnen werken.

Projecten

Weten waar de klant mee bezig is, is cruciaal om de klant goed te kunnen bewerken. In2CRM biedt dan ook uitgebreide mogelijkheden om de projecten van uw klanten in beeld te brengen. Zo kunt u bij een project precies aangeven in welke fase het project zich bevindt, of welke andere bedrijven bij een project betrokken zijn. Denk bijvoorbeeld aan een aanbesteding, waar u meerdere offertes uitbrengt aan verschillende klanten voor hetzelfde project. Dankzij In2CRM is iedereen in uw organisatie nu op de hoogte welke klanten betrokken zijn bij een project en wat er afgesproken is.

Rapportage

Dagelijks maakt u afspraken met uw relaties. Als u de afspraken niet vastlegt, weet u uiteindelijk niet meer wat afgesproken is, maar weten ook uw collega's niet wat afgesproken is. In2CRM biedt uitgebreide mogelijkheden om gesprekken en afspraken vast te leggen en te relateren aan de relatie of het project.

Het voordeel is duidelijk. Iedereen die iets wil weten over een relatie of project ziet direct wat een ander afgesproken heeft. U kunt er voor kiezen om rapportage te verzenden naar collega's, zelfs via e-mail. Het voordeel boven normale e-mail is dat de informatie nu vastligt en terug te vinden is in de context zoals het bedoeld is.

Een gespreksnotitie vormt dikwijls de aanleiding voor een vervolgactie. U zegt een klant bijvoorbeeld documentatie toe. Vanuit rapportage kunt u dergelijke acties direct initiëren. U kunt er voor kiezen de actie zelf uit te voeren, maar ook om deze te delegeren. In dat geval wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang.

Aftersales / Klachten

Klachten vormen een belangrijke informatiebron om de kwaliteit van uw producten te testen en om de tevredenheid van uw klanten te bewaken. Klagende klanten zijn belangrijk. Immers, zolang een klant klaagt, is hij klant. Klachten moeten snel en kordaat afgehandeld worden. De klant zal dit zeker waarderen. Langlopende klachten zijn steeds moeilijker op te lossen en kosten uiteindelijk meer geld of betekenen zelfs het verlies van een klant.

In2CRM biedt uitgebreide vastlegging van klachten. Op deze manier kunnen klachten door iedereen worden ingevoerd op een consistente wijze en wordt de afhandeling voortdurend bewaakt. Door klachten te bundelen of te categoriseren, ontstaat inzicht in probleem-leveranciers of -producten. Dit geeft u de mogelijkheid uw beleid aan te passen en de resultaten te toetsen

Buitendienst

Uw buitendienstmensen zijn de oren en de ogen van uw bedrijf. Tevens zijn zij verantwoordelijk voor goede contacten met de klanten. Mensen van de buitendienst moeten volop gebruikmaken van een CRM-pakket. Niet alleen om informatie te lezen, maar ook om informatie in te brengen.

In2CRM is prima te gebruiken via notebooks. Via een telefoonverbinding of via internet kunnen de gegevens worden bijgewerkt met de gegevens van kantoor. Zo wordt alle informatie uitgewisseld, zonder dat het noodzakelijk is, dat de buitendienst eerst naar kantoor komt. Er zijn speciale oplossingen voor het uitwisselen van documenten (zoals brieven en faxen).

Offerteregistratie

In veel organisaties worden offertes en opdrachtbevestigingen gemaakt met een tekstverwerker. Dat is jammer, want daardoor gaat veel informatie verloren. In2CRM heeft een bijzonder uitgebreide offertemodule. De offertegegevens worden daarbij gekoppeld aan uw artikelstam en debiteurgegevens.

Op deze manier ziet de verkoper bij het maken van een offerte direct of een klant een bepaald product eerder heeft afgenomen, wat hij eerder heeft betaald en of er misschien al andere offertes voor hetzelfde product afgegeven zijn. U kunt de klant direct het juiste antwoord geven en dat staat wel zo professioneel!

Doordat u de offertes nu aanmaakt vanuit een gecontroleerde omgeving kan In2CRM u helpen de uitstaande offertes te bewaken. Zo wordt u geïnformeerd als offertes de geldigheidsduur overschrijden of als de inkoop van artikelen wijzigt, waardoor bepaalde offertes mogelijk moeten worden aangepast. Offertes kunnen nu structureel worden bewaakt en opgevolgd.

Documenten

Naast offertes wordt er natuurlijk nog veel meer correspondentie van klanten verstuurd en ontvangen. Alle overige correspondentie kan ook door In2CRM aangemaakt of verwerkt worden en worden toegewezen aan de juiste relaties of projecten.

Zo kunt u voor uw organisatie sjablonen opstellen, die de layout en standaardtekst bevatten van bepaalde documenten. Denk aan een faxblad, een brief, een memo, een prijslijst, een standaardbrief, een presentatie of een Excel-blad. Gebruikers kiezen een model, vullen de standaardgegevens in en In2CRM creëert het document, geeft het een naam en slaat het op de juiste locatie op.

Ook binnenkomende brieven van klanten kunnen worden opgeslagen. Dit kan door een verwijzing naar een bestaand document in te voeren of door het document te scannen waardoor het ook voor andere In2CRM-gebruikers opvraagbaar wordt. Voor gebruikers zijn documenten vaak het begin van de acceptatie van In2CRM, omdat iedereen met documenten te maken heeft. Het extra gebruikersgemak, zoals automatisch het juiste adres en altijd de juiste teksten, zorgt ervoor dat gebruikers het pakket snel gaan gebruiken.

De documentenmodule is ook in te zetten voor de verwerking van documentatieaanvragen. De aanvraag kan niet alleen in het systeem worden geregistreerd, maar ook door het systeem worden afgewerkt en opgevolgd. Op deze manier houdt u overzicht welke documentatie is verzonden, wanneer deze eventueel vernieuwd moet worden en welke vervolgacties er zijn ondernomen.

Taken (to-do's) / Agenda

Contacten met klanten leiden dikwijls tot bepaalde vervolgacties. Dit noemen we to-do's. Het is belangrijk om toegezegde acties ook op tijd uit te voeren. In In2CRM legt u de acties vast, die afgesproken zijn. U spreekt bijvoorbeeld met een klant af dat u hem over vier weken terugbelt. U maakt een taak en stelt de startdatum in over vier weken. Over vier weken zal In2CRM u informeren dat u de klant terug moet bellen.

U kunt to-do's ook delegeren. U krijgt bijvoorbeeld een offerteaanvraag waar meerdere collega's mee aan het werk moeten. U maakt een taak en voegt de collega's toe aan deze taak, elk met hun eigen opmerkingen. Deze collega's krijgen de taak nu ook in hun taakoverzicht. U kunt van alle collega's zien in hoeverre de taak is afgewerkt. Zodra u informatie opvraagt over een relatie of project ziet u welke taken er nog uitstaan of komen.

In het verlengde van taken beschikt In2CRM over een centrale agenda. Gebruikers leggen hier hun afspraken in vast. Zo is niet alleen inzichtelijk wanneer u of uw collega's afspraken hebben of juist beschikbaar zijn, maar ook wanneer er klantcontacten gepland zijn.

Campagnes

Campagnes kunnen worden gebruikt om bijvoorbeeld uw relaties te mailen. Als u uw klanten wilt informeren over een nieuw product, stelt u een lijst samen met mensen die geïnformeerd moeten worden. U geeft op welke zaken u bij wilt houden, bijvoorbeeld de namen van de mensen die u aanschrijft, het aantal exemplaren dat u verstuurd, of de reacties die u krijgt. Nadat u een selectie heeft gemaakt, hoeft u alleen nog maar een document aan te wijzen om het vervolgens naar alle geadresseerden te versturen.

Financieel

Integratie met financiële systemen is niet noodzakelijk voor In2CRM, maar geeft wel meerwaarde. Per relatie kunt u omzet en afzet volgen tot op artikelniveau. U kunt groeperingen aanbrengen die door uw financiële pakket niet eens geboden worden. Ook kunt u de financiële gegevens afzetten tegen de offertegegevens of bijvoorbeeld klachtgegevens. Zo kunt u direct opvragen hoeveel een relatie heeft omgezet of hoeveel marge een bepaald product of afdeling gemaakt heeft. Via aanvullende koppelingen naar Excel of Mappoint kunnen uw gegevens op tal van manieren worden geanalyseerd.

Businessrules

Een uniek concept aan In2CRM vormen de Businessrules. Businessrules zijn regels die u zelf opstelt en die voor u de kritieke factoren bepalen, waar u uw organisatie, uw productgroep of uw klanten op wilt sturen. Bij het vastleggen van Businessrules geeft u marges op waarmee u bepaalt wanneer een bepaalde grens overschreden wordt. Continu zal In2CRM de kritieke factoren voor u bewaken. Pas als een grens wordt overschreden wordt u geïnformeerd! Sneller kunt u niet geïnformeerd worden. Bovendien wordt u actief op de hoogte gehouden. U hoeft daarvoor dus zelf geen actie te ondernemen.

Voorbeelden van Businessrules zijn:

• Omzetverloop van een relatie
Zodra de omzet bijvoorbeeld meer dan 20% achter begint te lopen, wilt u geïnformeerd worden.
• Omzetverloop van een productgroep
Zodra de omzet meer dan 5% afwijkt moeten het afdelingshoofd en de directie geïnformeerd worden.
• Looptijd van klachten
Als management bent u alleen geïnteresseerd in klachten die langer dan drie maanden lopen of waar meer dan €500,- mee gemoeid is.
• Signalering veranderende klantcontacten
U wilt geïnformeerd worden zodra een klant minder bezocht wordt of dat de klant een bepaald product ineens niet meer afneemt.
• Verwachte orderstroom
Op basis van uitstaande offertes kunt u een inschatting maken over de te verwachten orders. U wilt geïnformeerd worden als dreigt dat de vraag uw productiecapaciteit te boven gaat.

Businessrules zijn door uw eigen organisatie te configureren en te beheren. Hierdoor kunt u direct regels aanpassen of nieuwe aanmaken.

Overige systemen

In2CRM kan gebruikmaken van de meeste andere systemen in uw organisatie. Denk bijvoorbeeld aan Outlook voor het verzenden van e-mail.

Bouwberichten / Bouwplannen

Een speciale koppeling is ontwikkeld met het programma Bouwberichten van SDU en met Bouwplannen van Reed Business Information. In Bouwberichten/Bouwplannen wordt wekelijks gemeld welke bouwprojecten van start gaan en welke marktpartijen hierbij betrokken zijn. Zo komen wekelijks meer dan 700 tips binnen. Het is praktisch onmogelijk elke week alle 700 tips te screenen op bruikbaarheid. Ook hier kunnen Businessrules de helpende hand bieden. U stelt bijvoorbeeld in dat u alleen tips wilt zien in de ontwerpfase in bepaalde postcodegebieden. In2CRM maakt nu een selectie, die vervolgens verder bewerkt kan worden.

Implementatie

CRMCompany levert niet alleen de applicatie, maar verzorgt ook de implementatie. Hierbij wordt, in nauw overleg met de klant, een implementatieplan opgesteld waarin niet alleen de technische aspecten worden belicht, maar waarin ook veel aandacht wordt besteed aan opleiding en acceptatie van de gebruikers.

Tijdens de implementatie wordt ook gekeken naar aanvullende wensen, die niet standaard zijn voorzien in In2CRM, maar wel essentieel voor uw organisatie. Het is mogelijk dat dergelijke uitbreidingen of aanpassingen door ons gerealiseerd worden. Het uitgangspunt zal uw verkooporganisatie zijn, waar In2CRM op wordt afgestemd en niet andersom.