Als salesmanager word je toch gestoord van ERP?

Inleiding

De meeste middelgrote tot grote ondernemingen worden geplaagd door het eeuwige spanningsveld tussen de verkoopafdeling en de administratieve afdeling. De mensen van de administratie zijn belust op cijfers, omzetgegevens, debiteuren en kosten. Dat is ook de reden dat veel bedrijven in het verleden een pakket als SAP, BAAN of Exact hebben aangeschaft. Systemen die erg gericht zijn op het financiële reilen en zeilen binnen het bedrijf, en keurig aansluitmogelijkheden hebben om mee te groeien met het groeiende bedrijf.

Voor commercieel ingestelde mensen die in de verkoopbinnen- of buitendienst werken, is het werken in een dergelijk keurslijf veelal een ramp! Zij hebben behoefte aan een systeem dat voor alle dagelijkse commerciële activiteiten gebruikt kan worden. Denk daarbij aan het maken van rapportages, het uitbrengen van offertes, het beheren van agenda's, het opvolgen van taken, het mailen aan de klant en het registreren van klachten. Zaken waar zij dagelijks mee bezig zijn. De klant staat voor hen op de eerste plaats.
Het werken in een financieel pakket is voor de verkoopafdeling als het formule 1-racen met een tractor! Uiteindelijk komt men er wel, maar vraag niet hoe!

Klantenbinding

Voor iedereen die commercieel bezig is zijn gegevens over omzetten, verkoopgroepen en de lopende projecten zeer belangrijk. Echter, op welke manier krijgt u de informatie aangeboden die u nodig hebt? Wil een verkoopleider buitendienst wel dezelfde lijsten aangeboden krijgen als een verkoopleider binnendienst?
Het is uiteraard van belang om allerlei verkoopgerelateerde gegevens ter beschikking te hebben, maar...liefst wel toegespitst op uw functie! Zie het artikel Wordt u ook gek van al die verkoopoverzichten?

Het is erg belangrijk om een goede relatie met uw klanten te hebben. Maar wat is het geheim van een goede relatie? Dat u ten eerste beschikt over kennis van zaken. U weet waar u over praat en u bent betrouwbaar. Uiteraard levert u een goed product of een goede dienst. Ten tweede bent u goed geïnformeerd over de klant. Over zijn koopgedrag, over de projecten waar hij mee bezig is. Eventueel ook over zijn privé-situatie, zijn hobby's, vakantiebestemming, enzovoort. Hierdoor kunt u ervoor zorgen dat u en/of uw bedrijf een toegevoegde waarde heeft voor uw klant. Dat u met de klant meedenkt. Kortom, u zorgt voor klantenbinding.

Wel is het van groot belang om de relatie met uw klant goed te onderhouden. Dat betekent dat u de klant met regelmaat moet laten weten dat u prijs stelt op zijn klandizie en dat u de onderlinge relatie echt waardeert. Als u een goede, complete klantenadministratie voert, waarbij de gegevens voor iedere medewerker van uw bedrijf toegankelijk zijn, dan kunt u de klant altijd adequaat te woord staan en van dienst zijn.

Misbruik van uw pakket

Als u klantenbeheer moet voeren in een bedrijfsbreed financieel pakket, dan moet u het pakket als het ware misbruiken. Het is immers niet gemaakt voor CRM (het managen van klantrelaties)! U wordt gedwongen op een bepaalde manier te werken, die lang niet de meest logische en efficiënte is. Uw overzichten zijn bijvoorbeeld niet op de sales gericht, maar geënt op de financiële processen.

Het is niet mogelijk om per klant gespreksnotities of andere rapportage in te voeren. Gevolg is dat veel belangrijke informatie op een andere manier opgeslagen wordt. Dus meer rompslomp en meer kans op fouten. U heeft altijd een artikelnummer nodig, ook als u bij de klant een gespreksnotitie wil invoeren. Uw klant moet altijd eerst een labeltje krijgen, voordat u iets in kunt voeren. Soms moet u zelfs een nieuwe relatie benoemen als 'voorlopige debiteur' om hem überhaupt te kunnen invoeren. U kunt geen klachtenadministratie voeren. Ook kunt u geen campagne of mailing uitvoeren, als u niet wilt selecteren op geografisch gebied (postcode). Als u bijvoorbeeld alle klanten met een omzet boven de tienduizend euro wil selecteren, dan kan dat niet.

Conclusie

Wilt u echt slagvaardig en concurrerend de markt op, dan hebt u niet voldoende aan een bedrijfsbreed financieel pakket. Dan is het tijd voor een goed systeem voor klantrelaties. Waarin iedere medewerker verslag kan doen van alle dagelijkse commerciële activiteiten. Waardoor iedereen binnen uw bedrijf efficiënter gaat werken en er meer tijd overblijft voor andere zaken, bijvoorbeeld gerichte verkoop en acquisitie. En waardoor u zich niet langer de vraag hoeft te stellen Waarom verlies ik vaak opdrachten aan mijn concurrenten?

Een systeem dat de klant centraal stelt, en zorgt dat u effectief relatiemanagement kunt voeren. En dat u, als manager, bovendien inzicht verschaft in de acties die elke medewerker onderneemt, het aantal klantcontacten dat hij heeft, de efficiëntie van de communicatie en de werkprocessen en de manier waarop hij met de klant omgaat!