De techniek achter In2CRM en In2Office

Hoewel In2CRM en In2Office zich richten op totaal verschillende marksegmenten - In2CRM voor de industrie en handel en In2Office voor zakelijke dienstverlening – is de techniek achter deze pakketten gelijk.

Onderliggende software

Als gecertificeerd partner van Microsoft gebruikt CRMCompany de beproefde software van deze leverancier. Het hart van In2CRM is de database. Hiervoor wordt het pakket Microsoft SQL Server 2000 gebruikt. Deze software van Microsoft maakt het mogelijk om een stabiele database-omgeving te creëren waarin veel data opgeslagen kan worden, en waarop veel gebruikers tegelijk kunnen werken. Daarnaast heeft MS-SQL server zeer goede replicatiemogelijkheden, waardoor het mogelijk is de databases over meerdere machines te synchroniseren. Replicatie maakt het daarom mogelijk om gegevens onderling uit te wisselen, veilig, bedrijfszeker en op verschillende locaties. Replicatie maakt het ook mogelijk om notebooks stand-alone te laten werken en eenvoudig gegevens te laten uitwisselen met een normale database-server.

User Interface

De acceptatie van een applicatie staat en valt met een gebruiksvriendelijke user-interface. Gebruikers zullen geneigd zijn terug te vallen in oude methoden als "de nieuwe applicatie" niet naar behoren en snel genoeg werkt. Naast gebruiksvriendelijkheid is het van belang dat de omgeving kan worden aangepast aan de wensen van de gebruikers. Eventuele uitbereidingen moeten snel gerealiseerd kunnen worden. CRMCompany heeft daarom gekozen om de user-interface en rapporten te bouwen in Microsoft Access. MS-Access maakt het mogelijk om een eenduidige en overzichtelijke interface te maken, waar gebruikers zich snel in thuis voelen. Ze zijn immers al gewend aan de overige pakketten van het MS-Office pakket, waar MS-Access een onderdeel van is. MS-Access heeft, naast een snelle ontwikkelmethodiek voor schermen en een krachtige Visual Basic taal ook de mogelijkheid om snel en eenvoudige overzichten (rapporten) te maken, zodat gegevens op diverse manieren professioneel gepresenteerd kunnen worden. Deze rapporten zijn door de gevorderde gebruikers van In2CRM zelf aan te passen en kunnen volledig in de huisstijl worden gemaakt.

Koppelingen

In2CRM heeft koppelingen met de overige applicaties van het MS-Office pakket zoals MS-Word, MS-Excel en MS-Outlook. Gegevens uit In2CRM kunnen in deze applicaties worden gebruikt. Vooral het maken van MS-Word of MS-Excel-documenten op basis van vooraf gedefinieerde sjablonen is volledig geïntegreerd in In2CRM. Gegevens uit de agenda, de takenlijst en de contactpersonen van In2CRM worden gesynchroniseerd met Outlook.

Server Based Computing

Naast het decentrale werken door middel van replicatie is het mogelijk om In2CRM te installeren in een terminal server omgeving, zoals Citrix. Terminal Server/Citrix maakt het mogelijk om met een beperkte verbinding efficiënt te werken. Het applicatieproces draait op de terminal server. De client toont alleen de user-interface. Het voordeel van deze oplossing is dat het beheer van de clients minimaal is. Ook upgrades van software kunnen sneller worden uitgerold, omdat deze alleen op de server worden geïnstalleerd. Alle clients maken dan direct gebruik van de nieuwe software. Wel moet er een verbinding zijn tussen client en server om te kunnen werken. Volledig stand-alone hoort dus niet tot de mogelijkheden, hoewel nieuwe ontwikkelingen als GPRS en UMTS dit wel weer mogelijk maken

Businessrules

Het unieke van In2CRM en In2Office zijn de Businessrules. Deze regels geven de gebruikers informatie op het moment dat het nodig is. De gebruiker krijgt direct een signaal wanneer bijvoorbeeld zijn klanten achterlopen. Hij hoeft zelf niet lange lijsten met omzetten door te worstelen, maar krijgt de informatie automatisch op het moment dat het nodig is. Businessrules zijn opgebouwd uit query's, schema's en abonnees. Deze SQL queries maken het mogelijk om elke willekeurige vraag aan de database te stellen. Op het moment dat de uitkomst van een query is gewijzigd ten opzicht van de laatste keer dat de gebruiker deze heeft gezien wordt de Businessrule actief en weet de gebruiker dat gegevens gewijzigd zijn. Na enige oefening is het eenvoudig om zelf deze Businessrules te maken en wordt het krachtige CRM pakket nog krachtiger doordat gebruikers met gerichte informatie aan de slag kunnen

Universal Information Collector

In2CRM maakt gebruik van UIC-techniek. Deze techniek is ontwikkeld door CRMCompany en zorgt ervoor dat In2CRM niet alleen kijkt naar gegevens uit de eigen database, maar ook gebruik kan maken van bijna alle andere systemen in een organisatie, zoals financiële of logistieke pakketten, of MS-Excelbladen of tekstbestanden. Zelfs directe koppelingen naar websites horen tot de mogelijkheden. Het unieke is dat In2CRM deze bestanden niet alleen afzonderlijk kan benaderen, maar deze gegevens ook kan samenvoegen. Zo kunt u in een enkel rapport (of Businessrule) tonen welke omzet (ERP) een klant realiseert met welke commerciële middelen (CRM) en hoe zich dit verhoudt ten opzichte van targets (bijv. in MS-Excel). UIC is de basis voor alle managementinformatie, tot aan kubussen of draaitabellen aan toe

De technische omgeving van In2CRM is bewezen technologie en wordt door vele bedrijven naar tevredenheid gebruikt. Door de toepassing van Microsoft software is de bedrijfszekerheid hoog. De software heeft relatief lage hardware eisen. De meeste machines hebben het office pakket al geïnstalleerd zodat In2CRM hiervan gebruik kan maken. Wel is de investering in een goede en krachtige SQL Server raadzaam.

De installatie op de server wordt eenmalig verzorgd door CRMCompany. Updates worden op de server geïnstalleerd, dit is eenvoudig zelf te doen. De installatie van de clients gaat middels het uitvoeren van een setup-programma dat op de server staat. Het is mogelijk dat de gebruikers dit zelf doen.