In2CRM is prima in staat om bedrijven te helpen met campagnes en mailingen. Maar er kan veel meer dan alleen maar een briefje of mailtje sturen. Lees hoe In2CRM gestructureerde marketingcampagnes ondersteunt.

Mailing of campagne?

Er bestaat nog wel eens verschil van opvatting over deze twee begrippen. Voor ons is een mailing een actie om een brief of email te versturen. Een campagne daarentegen is een groter begrip. Het is de (marketing)kapstok om gegevens te selecteren en om daarmee (geplande) acties uit te voeren. Zo'n actie kan een mailing zijn.

Een campagne in In2CRM bestaat uit gegevens, bijvoorbeeld relaties en personen. Deze gegevens kunnen op tal van manieren worden samengesteld via allerlei selecties. Maar een campagne kan ook gevoed worden met velden die gebruikers vullen. Bijvoorbeeld het bekende vinkvakje om aan te geven dat iemand een kerstkaart moet ontvangen.

De selectie van de juiste gegevens is natuurlijk van groot belang voor het slagen van de campagne. Wij zijn ervan overtuigd dat juist de goede selectie van adressen het succes van de campagne bepaalt en niet de boodschap. Natuurlijk moet dat wel goed en verzorgd zijn.

De kracht van herhaling

Bedenk dat een enkele boodschap niet half zoveel effect heeft als een gecombineerde en herhaalde boodschap. Vaak worden prachtige (en lange) brieven opgesteld. Deze worden verstuurd en dan blijkt het resultaat tegen te vallen. Dat is niet zo vreemd. Hoe vaak lees je zelf lange brieven met veel tekst van mensen die je niet of nauwelijks kent? En hoe groot is de kans dat de brief of mail net op het verkeerde moment bij je binnen kwam.

Daarom is het verstandig om dezelfde boodschap op meerdere manieren, en vaker dan een keer, binnen te laten komen bij je relaties. En bij voorkeur op verschillende manieren. En dan komen we op de echte rol van een campagne (boven een mailing).

Planning

Denk vooraf na over de boodschap die je wilt communiceren. Bedenk ook wanneer, hoevaak en op welke manier die boodschap verstuurd moet worden. Doe dat vooral vooraf! Alleen dan kun je de activiteiten plannen en zorgen dat jij of collega's weten wanneer er wat moet gebeuren.

Zeker als je gedurende het jaar van plan bent vaker een boodschap de wereld in te sturen, is het van belang dat je dat niet allemaal in een keer doet, maar verspreid over het jaar. Een gangbaar hulpmiddel daarbij is de marketingkalender. Hierop plan je je campagnes en acties die je uitvoert in de loop van het jaar. Met dit overzicht voorkom je bovendien dat je in januari en februari je relaties overstelpt en daarna niets meer van je laat horen.

Ook hier kun je de kracht van herhaling gebruiken. Een actie uit januari is misschien in oktober prima te herhalen.

Mix van media

Als je je boodschappen hebt gepland, ga je nadenken over de vorm waarin je het gaat verzenden. Er zijn veel meer mogelijkheden dan een brief en email! De meest succesvolle acties blijken vaak een mix te zijn. Een paar voorbeelden van mogelijke acties:

• Een teaser (email met weinig tekst die nieuwsgierigheid moet opwekken)
• Een info-mail (een email met korte inhoud. Let op: niet veel tekst, dat leest niet fijn in een mail; een link naar de webpagina is natuurlijk perfect).
• Een brief (kan inhoudelijk zijn, of bevat brochures of leaflets)
• De website (als je acties verstuurt kunnen mensen gaan kijken op je site en dan is het verstandig dat je website dezelfde boodschap uitstraalt. Deze consistentie zal mensen versterken in hun gevoel).
• Voor speciale acties zou je zelfs speciale websites kunnen overwegen.
• Nieuwsbrief. Als je nu al een nieuwsbrief verstuurt moet je niet vergeten om de nieuwe boodschap hier ook in te verwerken
• Extra factuurregels. Dikwijls is het een kleine moeite om een extra factuurregel af te drukken waarin je je relaties ook kunt wijzen op je boodschap.
• Je collega's. Hoe vaak worden acties niet naar alle klanten gestuurd, maar wordt de eigen organisatie vergeten. Slordig als klanten navraag doen bij hun contacten.
• (Online) enquêtes. Voor interactie wil je soms wat informatie hebben of de relatie de mogelijkheid geven om meer gegevens te geven. Denk dan aan online vragenspel. Dit moeten geen lange intensieve lijsten zijn, maar kunnen ook korte en bondige vragen zijn.
• SMS. Zeker als je bijeenkomsten plant, kan de SMS een uitkomst zijn om mensen vlak voor tijd nog even te herinneren via SMS. Bedanken via SMS kan natuurlijk ook prima. Zorg wel dat het persoonlijk blijft en wees terughoudend in de aantallen.
• Belacties. Soms lijkt het ouderwets om nog gewoon de telefoon te grijpen. Maar wij zijn ervan overtuigd dat het nog steeds een van de meest effectieve manieren is om je campagne te ondersteunen. Vanuit In2CRM kun je de relaties bellen en de respons direct verwerken. Als In2CRM gekoppeld is aan de telefooncentrale wordt het allemaal nog gemakkelijker.
• Social Media. Via Social Media kun je boodschappen snel en effectief verspreiden en opvolgen! Gebruik Twitter, Facebook, LinkedIn of Hyves om je boodschappen te verspreiden. Wees wel snel en alert als mensen op jouw reageren via Social Media. Voor de meeste bedrijven ligt juist daar de uitdaging.

Meten is weten

Zeker in het begin kost een campagne veel tijd en energie. Je moet je adressen goed in kaart brengen en de boodschappen bedenken en versturen gaat ook niet vanzelf. Maar het belangrijkste van een marketingcampagne is het resultaat. Gek genoeg wordt in de meeste gevallen de meeste tijd besteed aan de voorbereidingen en juist niet aan het resultaat.

Door campagnes in In2CRM op te zetten zorg je ervoor dat je de resultaten wel kunt meten. En dan bedoel ik niet alleen via de omzetgegevens maar ook door de respons tijdens de actie. Een paar voorbeelden:

• Email wordt verstuurd vanuit In2CRM. Door links op te nemen in de mail, worden klanten uitgenodigd om meer te lezen. Natuurlijk zit er identificatie in de link, zodat je weet wie gekeken heeft. Door in de mail een logo op te nemen met een verwijzing, maak je meetbaar wie de mail in ieder geval gezien heeft.
• Brieven worden gepersonaliseerd verzonden. Het kan voorkomen dat brieven met onjuiste adressen terugkomen. Leg dat dan direct vast. Het voorkomt onnodige verzendingen in de toekomst.
• Online enquêtes kunnen worden opgezet binnen In2CRM. De resultaten worden vanaf internet direct verwerkt in de eigen In2CRM database. Wil je bijvoorbeeld klanttevredenheid meten? Verstuur een uitnodiging via mail. De klant klikt door en geeft zijn mening. Een paar minuten later staat het in In2CRM en kun je aan de slag. Geen excel, geen lijsten, geen moeilijke webkoppelingen. Gewoon geïntegreerd.
• Via Social Media kun je mensen attenderen op een website met meer info. Gebruik dan in je berichten een URL-shortener. Hier worden statistieken op bijgehouden hoevaak een link wordt geopend. Zorg dat je een pakkende hashtag ('#' teken) gebruikt die mensen opnemen in hun tweets. Vanuit In2CRM zijn deze hastags of andere trefwoorden prima te volgen.

Evalueer elke campagne

Lang nadenken over een campagne betekent niet per definitie dat deze beter wordt. Ons standpunt is: elke campagne is goed zolang je het resultaat niet meet. Pas door wel te gaan kijken hoe men reageert, ben je in staat om jezelf te verbeteren. Door te spelen met je acties en je boodschappen ga je leren hoe je je klantenkring het beste bereikt met het meeste effect. Daarom hoort evaluatie bij elke stap in de marketingplanning. Bijkomend voordeel is dat je door leren en verbeteren er steeds meer lol in zult krijgen. En dat vergroot het succes alleen maar.

Van theorie naar praktijk

Hoewel je toch echt zelf het werk zult moeten doen om succesvol met campagnes aan de slag te gaan, helpen we klanten graag hoe marketingcampagnes moeten worden opgezet met In2CRM. We hebben hiervoor een speciale workshop 'Marketingcampagnes' opgezet. Hierin leer je:

• Selecties maken in je relatiebestand
• Campagnes maken
• Mailmerge
• Emailmerge
• Online enquêtes inrichten
• Nieuwsbrieven via mail en post opzetten
• Acties communiceren en volgen via Social Media
• Het opstellen van een marketingkalender

Neem contact op met je consultant of CRMCompany voor de mogelijkheden.